申請を決める前の相談でも対応を始める

介護の個別周知・意向確認は、家族の介護に直面した旨の申出を受けた従業員へ、制度の内容を知らせ、利用する意向を確認する対応です。2025年4月から事業主の義務となりました。完成した介護休業申出書の提出だけを入口にすると、制度を知らずに困っている人へ情報が届きません。

「親が退院するので今後の勤務が心配」という相談を受けたら、まず説明の担当者と本人の連絡方法を確認します。すぐ休業するかどうかの結論を求める前に、勤務を続けながら使う制度も含めて紹介しましょう。

本記事の面談の順序や文例は編集部の提案です。法定の周知内容を満たす資料を別途用意し、会話だけで必要事項を省略しないようにします。状況が変わった際にもう一度相談できることまで伝えると、初回で決め切れない人にも対応しやすくなります。

説明資料と実施方法を先に準備する

周知する内容は、介護休業・介護両立支援制度等、制度の申出先、介護休業給付に関することです。対象要件や賃金の扱いは自社の規程を反映し、利用条件を確認できる資料にします。「詳しくは規程を読んでください」だけで終わらないよう、本人が次に連絡する相手を明確にしましょう。

実施方法には面談、書面交付、FAX、電子メール等があり、面談はオンラインでも可能です。個別周知・意向確認でFAXや電子メール等を使うのは本人が希望した場合に限られます。会社の都合で全員にメールを送る方式に固定する前に、本人の希望を確認する手順を設けてください。

資料の版が古いままだと、相談のたびに説明が変わってしまいます。規程を改定した際には面談資料も一緒に更新し、人事担当者が同じ版を使える場所に保存することを勧めます。

面談は当面の困りごとから始める

最初の問いは「介護はいつ終わりますか」ではなく、「今、勤務との関係で困っていることは何ですか」とします。終了時期が見通せない段階でも、通院の日、送迎が必要な時間、急な連絡への対応などは整理できる場合があります。詳しい病名を話すことと、業務調整に必要な情報を共有することを分けましょう。

例えば「今週中に休みが必要な日」と「来月以降に変えたい働き方」を別に聞くと、緊急の調整と継続的な制度利用を混同しにくくなります。本人がまだ分からない事項は未定として残し、確認する時期を決めます。

ここで人事が介護サービスの利用内容を決める必要はありません。地域包括支援センターなどへの相談を案内しながら、会社として説明する制度と勤務上の選択肢を整理します。本人が相談内容を何度も説明し直さなくて済むよう、引継ぎの範囲も確認してください。

意向の確認では未定という回答も記録する

制度を説明した後に、利用希望を確認します。今すぐ利用したい、家族と相談してから決めたい、現時点では希望しない、という回答を分けると、次の対応が明確になります。現時点で希望しないという回答を、将来の利用を辞退したものとして扱わない運用にしましょう。

文例は「ご説明した制度について、現時点で利用を考えているものはありますか。まだ決められない場合は、その旨を教えてください。状況が変わった際の相談先もこちらです」です。これは面談を進めるための例であり、本人に特定の制度を選ばせるための台本ではありません。

「人が足りないので休まない方法で考えてほしい」「利用すると評価に響くかもしれない」といった説明は、取得を控えさせる方向に働きます。厚生労働省も取得抑制となる個別周知・意向確認は認められないとしています。職場の調整課題は、本人への圧力にせず会社側の検討事項として管理します。

書面や電子メール等で実施する場合も、制度の案内を一方的に送って終わりにせず、利用意向を回答できる欄や連絡先を設けます。未回答を「利用希望なし」と処理しないよう、確認状況を分けて管理するのが編集部の提案です。

記録は制度説明と業務調整を分けて残す

編集部の提案では、面談記録は制度対応と職場の調整事項を分けます。前者には周知した制度、実施方法、本人の意向を記録し、後者には当面の勤務予定、上司に伝える内容、会社側の作業を記載します。法定の一律様式を示すものではありません。

面談者の印象で「介護への意欲が低い」などと評価する記載は避け、本人が伝えた希望と合意した対応を区別して残しましょう。複数の担当者が閲覧する場合は、家族の健康情報をそのまま全員に共有しないよう、必要な情報と閲覧者を整理します。

回答を持ち帰った場合は、未定の意向を「制度を希望しない」と置き換えないよう注意します。人事の回答待ちなのか、本人が家庭の予定を確認中なのかを区別すると、次の連絡を誰が行うかが明確になります。相談記録を閉じる前に、連絡が必要な事項が残っていないかを確認しましょう。

制度説明の記録 実施日、方法、配布資料の版、説明担当者
本人の意向 利用希望、検討中、現時点では希望なしなど、確認した内容
会社側の対応 制度条件の確認、担当業務の調整、回答する担当者と期限
次回の連絡 本人が希望する連絡方法、再確認日、緊急時の窓口

面談の最後に次の行動を一つずつ確認する

説明が終わったら、本人と会社がそれぞれ次に何をするかを確認します。例えば「本人は退院後の予定を確認する」「人事は休暇と勤務時間の制度を比較した資料を送る」「上司は今週の担当業務を整理する」という形です。家族との調整が未了でも、会社側でできる作業は進められます。

利用する制度が決まった場合は、申請手順と必要事項を案内します。面談で話しただけで申請が完了するのか、別途の手続きが必要なのかを明示すると、本人と担当者の認識のずれを減らせます。

初回面談の件数だけで対応を評価せず、回答待ちの案件や再確認の予定が残っていないかも見てください。相談を受けた管理職と人事が同じ手順を参照できるようにし、制度説明から具体的な働き方の調整まで切れ目なくつなぎましょう。

出典・参考資料